Privacy Policy Carbonics

Inleiding

Carbonics  vindt het respecteren van uw privacy van groot belang. Uw persoonlijke gegevens worden dan ook heel zorgvuldig behandeld en goed beveiligd. Carbonics houdt zich aan de Nederlandse privacywetgeving. In dit privacy statement leggen wij verder uit hoe wij met uw persoonsgegevens omgaan. 

Samenvatting

Wanneer u diensten van Carbonics gebruikt worden persoonsgegevens van u verwerkt. Dit gaat onder meer om u contactgegevens en uw locatiegegevens. Die gegevens gebruiken wij om onze diensten te kunnen verlenen. Voor het gebruik van die gegevens vragen wij u waar nodig om toestemming. Als u een account heeft kun u meer diensten afnemen. Het kan zijn dat voor die diensten – naar hun aard – meer persoonsgegevens moeten worden verwerkt. Als u bij ons producten koopt, gebruiken wij die bestelgegevens alleen voor het uitvoeren van de bestelling (waaronder bezorging), voor ondersteuning en garantie en voor wettelijke verplichtingen.  

Wij doen er alles aan om uw privacy te waarborgen. Zo zullen wij uw gegevens nooit aan derden verstrekken, tenzij u voor de verstrekking uw toestemming geeft of als wij hier wettelijk toe verplicht zijn. Ook zijn de gegevens goed bij ons beveiligd. Verder hebben wij maatregelen genomen om extra zorgvuldig met de locatiegegevens om te gaan. Alle locatiegegevens worden automatisch verwijderd na het genereren van uw trip-rapportage.

Wie is Carbonics?

Carbonics is een handelsnaam van Swissoft Europe B.V. Wij zijn gevestigd aan de Osakastraat 10 te Rotterdam en ingeschreven in het handelsregister van de Kamer van Koophandel onder nummer 89875680. 

De Carbonics app

De Carbonics-App levert een trip-rapport aan bij Carbonics die wordt toegevoegd aan het betreffende KvK-nummer. Er kan middels het Carbonics Dashboard, automatisch een geconsolideerd maandrapport worden gegenereerd. De bestuurder (of persoon die namens de onderneming communiceert met Carbonics) heeft een gebruikersnaam en wachtwoord waarmee alle maandrapporten gedownload kunnen worden. Indien een medewerker niet al haar/zijn afstanden heeft voorzien van antwoorden, ontvangt de werknemer een melding dat hij/zij dit alsnog moet doen. Indien na twee werkdagen de vragen nog steeds niet zijn beantwoord, ontvangt de werkgever een email met daarin de telefoonnummers die niet tijdig rapporteren. De onderneming is wettelijk verplicht (conform de Werkgebonden Personenmobiliteit – CO² rapportageverplichting) uiterlijk 30 juni 2025 het verbruik over het tweede halfjaar van 2024 te rapporteren. Carbonics verstrekt aan de werkgever het Jaarrapport 2024 in digitale vorm in januari 2025 met daarin de volgende gegevens: Het totaal aantal kilometers dat de werknemers in een kalenderjaar hebben afgelegd voor zakelijk en woon-werkverkeer. (1 juli 2024 – 31 december 2024) Jaartotaal aan kilometers verdeeld in soort vervoermiddel en brandstoftype. Deze gegevens vult de werkgever eenvoudig in via www.rvo.nl/onderwerpen/rapportage-wpm. Daarna ontvangt de werkgever van de Rijksoverheid een rapportage met de CO²-Uitstoot en praktische informatie om de werkgebonden personenmobiliteit van de organisatie (verder) te verduurzamen.

Welke gegevens verwerkt Carbonics en waarvoor worden deze gebruikt?

Carbonics verwerkt standaard de volgende gegevens. 

Op de website: 

• Technische gegevens. Dit betreft gegevens als één of meer unieke nummers die naar het apparaat dat u gebruikt verwijzen. 
• Cookies. Verderop in dit statement vertellen we meer over het gebruik van cookies.

Webshop:

• Contactgegevens: e-mailadres, adres en woonplaats, 
• Betaalgegevens: Gegevens over facturen en betalingen inclusief de betaalhistorie. 

De reden dat Carbnoics deze gegevens vraagt is van praktische aard:

• Deze gegevens zijn nodig om in te kunnen loggen in de Carbonics-App en het Carbonics Dashboard en komen op de factuur te staan van uw abonnement.

Voor alle Carbonics-App gebruikers: 

• Technische gegevens over uw telefoon. Dit betreft gegevens als één of meer unieke nummers die naar uw telefoon verwijzen. 

Indien u hiervoor toestemming geeft in de Carbonics-App, verwerken wij voor alle gebruikers ook de volgende gegevens: 

• Locatiegegevens. Dit betreft gegevens over uw exacte locatie, richting, snelheid en het tijdstip van de meting. Deze gegevens zijn nodig voor het verwerken van de in het kader van, en in relatie tot de werkgebonden personenmobiliteit – CO² rapportageverplichting, afgelegde afstand. Na het afronden van de Trip in de Carbonics-App, worden alle gegevens automatisch verwijderd, met uitzondering van de totaal afgelegde afstand in km, datum en tijdstip.

En daar bovenop voor de gebruikers met een account (Corbonics-App): 

• Contactgegevens: e-mailadres en u wachtwoord, alsmede alle door uzelf in het account ingestelde contactgegevens (zoals adres, kvk nummer, btw nummer, telefoonnummer, e.d.); 
• Betaalgegevens: gegevens over facturen en betalingen inclusief de betaalhistorie;
• Gebruiksgegevens: gegevens omtrent uw historische ritten (mits toestemming, zie hierna), gegevens omtrent uw gebruik van door ons aangeboden aanvullende diensten en in de app gemaakte instellingen en voorkeuren;

Voor welke doeleinden worden deze gegevens verwerkt?

Wat is de rechtsgrond van deze verwerkingen?

Het verwerken van u gegevens vindt plaats op de volgende rechtsgronden:

1. de door u gegeven toestemming (bijv. voor de locatiegegevens);
2. de uitvoering van de overeenkomst met u en/of uw organisatie;
3. wettelijke verplichtingen (bijv. fiscale wetgeving);
4. onze gerechtvaardigde belangen (bijv. de ontwikkeling van nieuwe diensten of het genereren van statistische gegevens).

Welk gerechtvaardigd belang heeft Carbonics?

Voor de verwerkingen van persoonsgegevens die verder gaan dan strikt noodzakelijk voor het leveren van onze diensten, die niet zijn gebaseerd op een wettelijke plicht, noch op uw toestemming, beroept Carbonics zich op het zogenaamde “gerechtvaardigd belang”. Dat gerechtvaardigd belang is gelegen in al datgene wat Carbonics is voor het normale beheer en de continuïteit van onze bedrijfsvoering, in ons belang de veiligheid en betrouwbaarheid van onze producten en diensten te waarborgen, alsmede in ons belang om onze producten en diensten te kunnen verbeteren en nieuwe producten en diensten te kunnen ontwikkelen. Uiteraard houden we daarbij rekening met u privacy (zoals ook uitgelegd in dit document). Wanneer u vindt dat wij uw privacy schenden, staat het u vrij een klacht in te dienen (zie verderop in dit privacy statement). 

Verstrekking van gegevens aan derden

Het uitgangspunt is dat wij uw gegevens nooit aan derden zullen verstrekken, tenzij u voor de verstrekking uw toestemming geeft of wij hier wettelijk toe verplicht zijn.

Onderdeel van bepaalde aanvullende diensten kan zijn dat uw gegevens wel met derde partijen worden gedeeld. Wanneer dat het geval is, zullen wij u hierover duidelijk vooraf informeren. Wij zullen daarbij aangeven wat het privacy beleid van de ontvangende partij is. U kunt dan zelf beslissen of u wel of niet van de aanvullende dienst gebruik wilt maken (en dus uw persoonsgegevens door ons aan die derde partij wilt laten doorgeven of niet). 

Verder geldt dat voor alle bestellingen die u bij ons plaatst, dat wij gebruikmaken van een externe bezorgdienst voor het leveren van fysieke producten. Uw adresgegevens zullen bij een bestelling aan deze partij worden doorgegeven. 

Uw gegevens zullen verder niet aan andere derde partijen worden verstrekt, tenzij we hier op grond van de wet toe verplicht zijn. 

Gegevens die wij in andere gevallen aan derden verstrekken zijn gegevens op geaggregeerd niveau / groepsniveau, dus niet meer herleidbaar tot een individueel persoon. Denk hierbij o.a. aan het doorgeven algemene statistische informatie of over de hoeveelheid dataverkeer. 

Gebruik en opslag van locatiegegevens 

Indien u daarvoor toestemming heeft gegeven, worden bij het gebruik van de app locatiegegevens verwerkt en tijdelijk opgeslagen. In dat geval wordt namelijk van iedere rit de afgelegde afstand, datum/tijd en snelheid vastgelegd. Dit gebeurt volledig anoniem, zoals hierna verder wordt uitgelegd. 

Door de gegevens van de individuele ritten afzonderlijk tijdelijk op te slaan, kunnen wij u voorzien van de informatie welke noodzakelijk is voor de werkgebonden personenmobiliteit – CO² rapportageverplichting. Ook voor het genereren van de hiervoor beschreven (statistische) informatie is het voor ons noodzakelijk de gegevens op deze wijze te verwerken.

De gegevens die wij verzamelen worden geanonimiseerd.

Op hoofdlijnen hebben we daarvoor de volgende maatregelen getroffen:

• ruime vertrekbuffer: we beginnen pas met meten nadat u minimaal 50 meter gereden heeft. Het verschilt bovendien per rit vanaf wanneer de meter precies start. U gaat hierdoor als het ware op in de grote massa van andere Carbonics gebruikers die bij u in de buurt rijden. Waar u precies vandaan komt kunnen wij daarna dus niet meer uit de locatie gegevens herleiden.
• uniek sessienummer: iedere rit krijgt een uniek nummer mee, dat iedere rit weer anders is. Er is geen verband tussen die nummers. We weten niet welke persoon welk nummer heeft. 
• beperkte opslag: na iedere afronding van een rit en uiterlijk na een half jaar worden deze anonieme gegevens door ons permanent verwijderd. (Alleen de totaal afgelegde aantal km worden opgeslagen)

Gedurende uw rit worden real-time locatiegegevens naar Carbonics gestuurd. Telkens wanneer Carbonics nieuwe locatiegegevens ontvangt en u uw ritrapportage afrond, worden de locatiegegevens verwijderd. Dit betekent dat er geen geschiedenis van uw locaties wordt bijgehouden.

Beveiliging van de gegevens

Carbonics zal passende technische en organisatorische maatregelen nemen om uw persoonsgegevens te beveiligen tegen verlies of tegen enige vorm van onrechtmatige verwerking. 

Bewaartermijn van de gegevens

Carbonics bewaart de persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk. Persoonsgegevens worden, na het laatste gebruik, voor een maximale termijn van 6 maanden bewaard. Voor de bewaartermijn van derde partijen dient u hun privacyverklaring te raadplegen. 

Statistische informatie met diensten van derden

Voor het genereren van statistieken over het gebruik van onze app, maken we gebruik van twee externe diensten: Google Analytics, We lichten dit hierna kort toe

Algemeen

Voor beide bedrijven geldt dat ze het gebruik van de app op verschillende manieren meten, waaronder door middel van cookies. Door onze app te gebruiken geef u toestemming voor deze metingen en de daarbij gebruikte technieken. 

Google Analytics

Google Analytics is een dienst van Google (www.google.com). Google verwerkt de gegevens die middels Analytics worden verzameld overeenkomstig het algemene privacybeleid van Google, dat hier is na te lezen: http://www.google.com/privacy.html. Carbonics heeft Google Analytics ingesteld conform de door de Autoriteit Persoonsgegevens uitgegeven “Handleiding privacyvriendelijk instellen van Google Analytics” (versie augustus 2018). 

Uw rechten

Intrekken toestemming

In de app kun u uitschakelen dat locatiegegevens worden bijgehouden. Door die optie uit te schakelen, trek u tevens uw toestemming voor het bijhouden van uw gegevens in. Het uitzetten van de optie heeft geen effect op de gegevens die we al hebben opgeslagen; de uitschakeling werkt alleen voor de toekomst. Het uitzetten van de optie betekent verder alleen maar dat we niet langer locatiegegevens van u verwerken. Andere verwerkingen, zoals statistische gegevens over het gebruik van de app, blijven dan plaatsvinden. 

Inzagerecht

Op grond van de wet heeft u er recht op te weten welke persoonsgegevens Carbonics van u verwerkt. Het is voor ons van groot belang wel zeker te weten dat wij de gegevens aan de juiste persoon geven. Vandaar dat wij een optie gaan maken dat u via uw account deze gegevens kunt inzien. We zullen iedereen informeren zodra deze optie beschikbaar is.

Gebruikers zonder account, en alle personen die die niet kunnen wachten op de hiervoor beschreven feature, kunnen zich bij ons op ons hoofdkantoor melden met hun telefoon. Dit is voor ons de enige wijze om zeker te stellen dat wij de gegevens aan de juiste persoon verstrekken. 

Correctierecht

Na ontvangst van het overzicht van gegevens kunt u ons verzoeken de gegevens te verbeteren, aan te vullen, te verwijderen of af te schermen, wanneer de gegevens volgens u onjuist zijn of de verwerking ervan niet relevant is of in strijd met de wet is. Ook hiervoor neemt u contact met ons op via onderstaand adres. Wij zullen vervolgens binnen een maand beslissen op uw verzoek en u hiervan op de hoogte brengen.

Recht op dataportabiliteit

U heeft het recht om door ons verwerkte locatiegegevens en alle andere gegevens die wij op basis van toestemming van u verwerken in een digitaal bestandsformaat van ons te ontvangen. U kunt hiervoor contact met ons opnemen via onderstaand adres. Houd er wel rekening mee dat standaard – als u geen account heeft – uw locatiegegevens direct en automatisch door ons worden geanonimiseerd (zie uitleg in dit privacystatement). Het kan dus goed dat we niet zo veel aan u te verstrekken hebben. 

Recht op bezwaar

Voor alle verwerkingen die niet op toestemming gebaseerd zijn en die verder gaan dan noodzakelijk voor het nakomen van wettelijke plichten of het uitvoeren van de overeenkomst, kun u bezwaar indienen via onderstaande gegevens. Wij zullen na ontvangst van uw bezwaar vervolgens de betreffende verwerking van persoonsgegevens staken. Indien wij echter van oordeel zijn dat wij de verwerking niet kunnen staken, zullen wij u hierover inlichten met een duidelijke motivering. 

Functionaris gegevensbescherming

Carbonics heeft een functionaris gegevensbescherming (F-G) aangesteld. De F-G houdt toezicht op de naleving van de privacywetgeving en adviseert Carbonics over de privacywetgeving. 

De F-G is onafhankelijk en geniet wettelijke ontslagbescherming. De F-G rapporteert rechtstreeks aan de hoogste leidinggevende van Carbonics. 

De F-G is bovendien de contactpersoon voor alle vragen die over privacy gaan, zowel voor u als betrokkene als voor de toezichthouder. 

U kunt met de F-G contact opnemen via fg@carbonics.nl

Toezichthouder

Op naleving van de privacywetgeving wordt toegezien door een nationale toezichthoudende autoriteit. U heeft het recht een klacht in te dienen bij de toezichthoudende autoriteit. Ook kunt u bij de toezichthoudende autoriteit terecht met vragen over de privacywetgeving. Daarnaast kunt u altijd contact opnemen met de ‘leidende toezichthouder’. In het geval van Carbonics is dat de Nederlandse toezichthoudende autoriteit.

Vragen?

Wanneer u vragen heeft over de verwerking van persoonsgegevens door Carbonics, of wanneer u gebruik wilt maken van één of meer van de rechten die de wet aan u geeft, neem dan contact met ons op via onderstaande emailadres:  info@carbonics.nl