Gegevens verzamelen voor WPM: lease of eigen wagenpark

De Nederlandse overheid heeft ambitieuze doelen gesteld om de CO2-uitstoot van werkgebonden personenmobiliteit (WPM) terug te dringen. Vanaf 1 juli 2024 bent u als werkgever met meer dan 100 medewerkers verplicht om de CO2-uitstoot van het woon-werkverkeer en de zakelijke kilometers van uw medewerkers te rapporteren.

Het verzamelen van deze gegevens kan complex zijn, vooral als u een mix heeft van leasevoertuigen en een eigen wagenpark. In dit artikel bespreken we welke gegevens u moet verzamelen, hoe u deze gegevens kunt verkrijgen, en hoe de software voor CO2 registratie van Swissoft u kan helpen om dit proces te automatiseren en te vereenvoudigen.

Welke gegevens moet u verzamelen?

Bij de rapportage van Werkgebonden Personenmobiliteit (WPM) is het essentieel om een nauwkeurige administratie bij te houden van de kilometers die uw medewerkers afleggen. De te verzamelen gegevens zijn afhankelijk van het type voertuig en de brandstof die het gebruikt. Hierbij een overzicht van de noodzakelijke gegevens:

• Auto’s: Voor benzine-, diesel-, hybride- en elektrische auto’s moet u de jaarkilometers registreren. Deze kilometers moeten gescheiden worden in zakelijke, woon-werk en privé-kilometers.
• Motorfietsen: Zowel voor benzine- als elektrische motorfietsen moeten de jaarkilometers vastgelegd worden.
• Bromfietsen en scooters: Net als bij auto’s en motorfietsen moeten de jaarkilometers voor benzine- en elektrische bromfietsen en scooters bijgehouden worden.
• (E-)fietsen: Ook de jaarkilometers van (elektrische) fietsen moeten geregistreerd worden, inclusief de zakelijke kilometers.

Daarnaast is het belangrijk om deze kilometers te splitsen naar het type brandstof en vervoerswijze. Deze gegevens kunt u vaak verkrijgen van uw leasebedrijf of wagenparkbeheerder, die de benodigde uitsplitsingen kunnen aanleveren. Zorg ervoor dat u tijdig duidelijkheid heeft over deze gegevens om uw rapportageverplichtingen voor 2024 na te komen. Eerst meer weten? Lees dan

• Rapportage verkeer bij meer dan 100 werknemers
• Zakelijke mobiliteit lease eigen wagenpark
• Gegevensverzameling werkgebonden personenmobiliteit

Aandachtspunten bij het verzamelen van gegevens

• Bron van de gegevens: Gebruik altijd de kilometerstanden van de voertuigen zelf als bron voor de jaarkilometers. Als het niet mogelijk is om deze standen precies op de rapportagedatums af te lezen, moet u de kilometers doorrekenen naar jaarkilometers.
• Wisselingen gedurende het jaar: Als een voertuig van werknemer wisselt gedurende het jaar, telt alleen de kilometers die daadwerkelijk voor uw organisatie zijn gereden.
• Verplichtingen en deadlines: Zorg ervoor dat uw administratie voor 30 juni 2024 is aangepast om de vereiste gegevens op te nemen.

Hoe kunt u deze gegevens verzamelen?

Het verzamelen van de juiste gegevens voor de WPM-rapportage kan op verschillende manieren plaatsvinden, afhankelijk van uw situatie en beschikbare middelen. Hier zijn enkele methoden om de benodigde gegevens te verzamelen:

Gebruik maken van uw leasebedrijf

Veel leasebedrijven zijn bekend met de WPM-rapportageverplichting en kunnen u voorzien van een gedetailleerd jaaroverzicht. Dit overzicht bevat vaak de noodzakelijke splitsing van kilometers naar brandstoftype en vervoerswijze. Controleer bij uw leasebedrijf of zij deze service aanbieden en zorg dat u de gegevens tijdig ontvangt.

Interne administratie van uw eigen wagenpark

Heeft u een eigen wagenpark? Dan zult u de gegevens uit uw eigen administratie moeten halen. Dit betekent dat u wellicht aanpassingen moet doen in uw huidige wagenparkadministratie om de kilometers per brandstoftype en vervoerswijze te splitsen. Het is belangrijk om deze aanpassingen uiterlijk 30 juni 2024 door te voeren, zodat u klaar bent voor de rapportage.

Ritregistratiesysteem

Als uw voertuigen zijn uitgerust met een ritregistratiesysteem, kunt u hiermee eenvoudig de zakelijke kilometers onderscheiden van privé- en woon-werkkilometers. De bestuurder geeft bij iedere rit aan wat het doel is van de reis, en het systeem registreert dit. Dit zorgt voor een nauwkeurige en betrouwbare registratie van de benodigde gegevens.

Forfaitaire methode

Indien uw wagenparkadministratie of leasemaatschappij wel de jaarkilometers kan aanleveren, maar geen splitsing kan maken naar privé-, woon-werk- en zakelijke kilometers, kunt u gebruik maken van de forfaitaire methode. Hierbij trekt u van het totaal aantal jaarkilometers per voertuigtype de woon-werkkilometers en een vastgesteld gemiddelde voor privékilometers af. De resterende kilometers worden beschouwd als zakelijke kilometers.

Voorbeeld forfaitaire methode:

• Totale jaarkilometers: 20.000 km
• Woon-werkkilometers: 8.000 km
• Privékilometers (forfaitair): 8.900 km
• Zakelijke kilometers: 20.000 km – 8.000 km – 8.900 km = 3.100 km

Enquêtes onder medewerkers

Als bepaalde gegevens niet direct beschikbaar zijn, kunt u overwegen om enquêtes uit te zetten onder uw medewerkers. Dit is vooral handig om woon-werkkilometers te bepalen als er geen ritregistratiesysteem beschikbaar is. Vraag uw medewerkers naar hun gebruik van verschillende vervoermiddelen en de afstanden die zij afleggen.

Gebruik van gemiddelde afstanden

Voor het bepalen van de jaarkilometers met bedrijfsfietsen, bromfietsen of scooters kunt u gebruik maken van gemiddelde afstanden per rit. Deze gemiddelden zijn vastgesteld op basis van landelijke gegevens en helpen u om een nauwkeurige schatting te maken als exacte cijfers ontbreken.

Geautomatiseerd gegevens verzamelen met Carbonics

Het handmatig verzamelen van gegevens voor WPM-rapportage kan tijdrovend zijn. Carbonics biedt daarom een geautomatiseerde oplossing die het proces vereenvoudigt en de nauwkeurigheid verhoogt.

Met Carbonics meldt u uw vennootschap aan en uploadt u een Excel-bestand met de mobiele telefoonnummers van uw medewerkers. De app registreert automatisch alle bewegingen groter dan 50 meter, zonder persoonlijke gegevens op te slaan.

Dagelijks ontvangt u een overzicht van de afgelegde afstanden, en maandelijks krijgt u een geconsolideerd rapport per e-mail. In januari ontvangt u een halfjaarlijks rapport voor de periode van 1 juli tot en met 31 december 2024, zodat u eenvoudig aan uw rapportageverplichtingen voldoet.

Maak gebruik van Carbonics voor een moeiteloze en anonieme gegevensverzameling. Begin vandaag nog en zorg ervoor dat u voldoet aan alle rapportageverplichtingen zonder administratieve lasten.