Gegevensverzameling werkgebonden personenmobiliteit

Werkgebonden personenmobiliteit speelt een cruciale rol in de duurzaamheid van organisaties en het milieu. Het is daarom belangrijk dat bedrijven inzicht krijgen in de reisgewoonten van hun werknemers en de bijbehorende CO2-uitstoot.

Met de komst van de rapportageverplichting, die ingaat op 1 juli 2024, wordt het voor veel organisaties verplicht om jaarlijks gegevens te verzamelen en te rapporteren over de gereisde kilometers van hun medewerkers. Deze verplichting is vastgelegd in het ‘Besluit CO2-reductie werkgebonden personenmobiliteit‘.

De Rijksdienst voor Ondernemend Nederland (RVO) heeft een handreiking gepubliceerd waarin duidelijk wordt welke gegevens verzameld moeten worden en hoe dit kan worden gedaan. Dit helpt organisaties om aan de nieuwe verplichtingen te voldoen.

Wat staat er in de handreiking ‘Gegevensverzameling werkgebonden personenmobiliteit’?

De handreiking ‘Gegevensverzameling werkgebonden personenmobiliteit’ is ontwikkeld als een hulpmiddel voor werkgevers om te voldoen aan de nieuwe jaarlijkse rapportageverplichting. Het document biedt concrete tips en methodes om de benodigde gegevens efficiënt binnen uw organisatie te verzamelen. Meer weten? Bekijk dan:

• Zakelijke mobiliteit lease eigen wagenpark
• Gegevensverzameling werkgebonden personenmobiliteit

Het doel van de handreiking is om het verzamelproces van gegevens over werkgebonden personenmobiliteit zo soepel mogelijk te laten verlopen, zodat organisaties zonder grote aanpassingen aan de rapportagevereisten kunnen voldoen.

De rapportageverplichting in het kort

De nieuwe CO2 rapportageverplichting vereist dat bedrijven jaarlijks moeten rapporteren over het totaal aantal gereisde kilometers door hun werknemers, uitgesplitst naar type vervoermiddel en brandstof. U moet deze gegevens niet alleen verzamelen, maar ook specificeren of het gaat om woon-werkverkeer of zakelijke mobiliteit.

Na het invullen van de gegevens via het digitale formulier op de website van het RVO, wordt de CO2-uitstoot berekend van de werkgebonden personen mobiliteit binnen uw organisatie. Vervolgens wordt er een CO2 registratieplicht verstrekt, welke een gedetailleerd overzicht biedt van de ingevoerde gegevens en de berekende CO2-uitstoot.

Deze rapportageverplichting is ontworpen om zoveel mogelijk aan te sluiten bij de administratie die u reeds voert. Voor bedrijven die hier nog niet op zijn voorbereid, biedt de handreiking praktische tips voor het aanpassen van uw administratie of het toepassen van alternatieve methoden voor gegevensverzameling.

Welke gegevens moet u verzamelen?

Om te voldoen aan de nieuwe rapportageverplichting is het essentieel dat uw organisatie een duidelijk beeld heeft van het totaal aantal gereisde kilometers van werknemers. Deze kilometers dienen uitgesplitst te worden naar zakelijke mobiliteit en woon-werkmobiliteit.

Zakelijke mobiliteit omvat reizen met leaseauto’s, eigen wagenpark, mobiliteitsdiensten, of reizen die gedeclareerd worden. Woon-werkmobiliteit betreft alle reizen van werknemers tussen hun woon- of verblijfplaats en de locatie waar zij normaal gesproken hun werkzaamheden verrichten.

Verder is het noodzakelijk om deze kilometers uit te splitsen naar de volgende categorieën van vervoermiddelen en brandstoffen:

• Auto, benzine
• Auto, diesel
• Auto, hybride
• Auto, 100% elektrisch
• Auto, andere brandstof
• Motorfiets, benzine
• Motorfiets, elektrisch
• Bromfiets/scooter, benzine
• Bromfiets/scooter, elektrisch (incl. speed-pedelec)
• (E-)Fiets en lopen
• Openbaar vervoer

Voor reizen met openbaar vervoer die gedeclareerd worden via een declaratiesysteem, kunt u het totale bedrag in euro’s invullen, dat automatisch wordt omgerekend naar het aantal kilometers op het digitale formulier.

In onderstaande tabel vindt u een gespecificeerd overzicht van welke gegevens u moet aanleveren:

Vervoermiddel/brandstof	Zakelijk – lease en/of eigen wagenpark	Zakelijk – mobiliteitsdiensten	Zakelijk – declaraties	Woon-werkmobiliteit
Auto, benzine	Jaarkilometers¹	Jaarkilometers	Jaarkilometers	Jaarkilometers
Auto, diesel	Jaarkilometers	Jaarkilometers	Jaarkilometers	Jaarkilometers
Auto’s die behoren tot de (plug-in) hybrides	Jaarkilometers	Jaarkilometers	Jaarkilometers	Jaarkilometers
Auto, 100% elektrisch²	Jaarkilometers	Jaarkilometers	Jaarkilometers	Jaarkilometers
Auto, andere brandstoffen³	Jaarkilometers	Jaarkilometers	Jaarkilometers	Jaarkilometers
Motorfiets, benzine	Jaarkilometers	Jaarkilometers	Jaarkilometers	Jaarkilometers
Motorfiets, elektrisch	Jaarkilometers	Jaarkilometers	Jaarkilometers	Jaarkilometers
Bromfiets/scooter, benzine	Jaarkilometers	Jaarkilometers	Jaarkilometers	Jaarkilometers
Bromfiets/scooter, elektrisch (incl. speed-pedelec)	Jaarkilometers	Jaarkilometers	Jaarkilometers	Jaarkilometers
(e-)Fiets of lopen	Jaarkilometers	Jaarkilometers	Jaarkilometers	Jaarkilometers
Openbaar vervoer⁴	N.v.t.	Jaarkilometers	Totaalbedrag in euro’s⁵	Jaarkilometers

Legenda:

1. Het totaal aantal kilometers dat alle werknemers samen in een jaar reizen voor woon-werk- of zakelijke redenen.
2. Voertuigen die gebruik maken van een batterij of waterstof.
3. Deze categorie kan verder worden uitgesplitst in LPG, aardgas/CNG, bio-CNG, E85, HVO20/30 of HVO100, maar dit is niet verplicht.
4. Het openbaar vervoer wordt niet opgesplitst naar type (trein, bus, tram, metro).
5. Bij declaraties van ov-reizen wordt alleen gevraagd naar het gedeclareerde bedrag voor door de werknemer gekochte ov-vervoerbewijzen. Dit bedrag wordt door het digitaal formulier omgerekend naar het aantal kilometers en CO2-uitstoot.

Welke organisaties moeten gegevens verzamelen over werkgebonden personenmobiliteit?

Werkgevers met 100 of meer werknemers vallen onder de rapportageverplichting en moeten dus gegevens over werkgebonden personenmobiliteit verzamelen en rapporteren. Het aantal werknemers wordt bepaald door alle vestigingen met hetzelfde KVK-nummer bij elkaar op te tellen. Vestigingen buiten Nederland vallen hier echter niet onder.

Een werknemer wordt gedefinieerd als iemand met een arbeidscontract dat 20 betaalde uren of meer per maand garandeert. De peildatum voor het bepalen van het aantal werknemers is 1 januari van het jaar waarover u rapporteert, of 1 juli 2024 voor een halfjaarrapportage in dat jaar.

U bent niet verplicht om gegevens te verzamelen als u geen financiële vergoeding, vervoersbewijs voor openbaar vervoer, fiets, bromfiets, personenauto, motorfiets of andere mobiliteitsvoorziening beschikbaar stelt, zowel voor woon-werkmobiliteit als zakelijke mobiliteit.

Sluit uw huidige administratie al aan op de rapportageverplichting?

Voor de meeste organisaties is het niet nodig om een geheel nieuwe administratie op te zetten om te voldoen aan de rapportageverplichting voor werkgebonden personenmobiliteit. Veel van de benodigde gegevens kunt u waarschijnlijk al uit uw bestaande administratie halen.

De handreiking die door de Rijksdienst voor Ondernemend Nederland (RVO) is gepubliceerd, biedt diverse praktische tips en methodes om de benodigde gegevens efficiënt te verzamelen.

U hoeft bijvoorbeeld niet zelf de CO2-uitstoot uit te rekenen of uitgebreid verslag te doen van uw mobiliteitsbeleid. Het digitaal formulier dat u invult, berekent automatisch de CO2-uitstoot op basis van de ingevoerde gegevens. Deze aanpak zorgt ervoor dat de administratieve last minimaal blijft en u zich kunt richten op het bijhouden van relevante en accurate gegevens.

Gegevensverzameling van werkgebonden mobiliteit met Carbonics

Met de app voor co2 registratie kunt u eenvoudig en anoniem de gegevens verzamelen die nodig zijn voor de rapportageverplichting van werkgebonden personenmobiliteit. De app biedt verschillende unieke voordelen die het proces niet alleen eenvoudig, maar ook betrouwbaar maken.

Zo gebeurt de gegevensverzameling volledig geautomatiseerd en anoniem. De app registreert geen locaties, maar alleen de afgelegde afstanden. Na de rit wordt de geregistreerde reis automatisch verwijderd, zodat alleen de afstand en datum worden opgeslagen.

Daarnaast is de app gebruiksvriendelijk en vraagt minimale input van de gebruiker. Iedere maand ontvangt u een rapportage die volledig voldoet aan de overheidsnormen, waardoor u eenvoudig kunt voldoen aan de rapportageverplichtingen.

Met Carbonics bent u verzekerd van een nauwkeurige en efficiënte manier om te voldoen aan de wettelijke verplichtingen rondom de CO2-registratie van werkgebonden personenmobiliteit. Start vandaag nog met Carbonics en vereenvoudig uw gegevensverzameling.