CO2-registratieplicht: hoe kunt u hier als werkgever aan voldoen?

De urgentie van klimaatverandering vraagt om concrete maatregelen en transparantie in ons dagelijks handelen, vooral in hoe we ons verplaatsen. De CO2-registratieplicht, die ingaat vanaf 2024, is zo’n maatregel.

Deze regelgeving verplicht bedrijven met meer dan 100 werknemers om de CO2-uitstoot van werkgerelateerd verkeer zorgvuldig bij te houden. Of het nu gaat om de dagelijkse rit naar kantoor of een zakelijke afspraak naar een klant, elke kilometer telt mee in de strijd tegen klimaatverandering.

De nieuwe wetgeving dient als een essentiële stap in het realiseren van de doelstellingen die vastgesteld zijn in het Klimaatakkoord van Parijs. Door het inzichtelijk maken van de uitstoot van CO2 door werkgebonden personenmobiliteit, kunnen bedrijven niet alleen voldoen aan nationale wetgeving, maar ook actief bijdragen aan een duurzamere wereld.

Waarom een CO2-registratieplicht?

In 2016 werd het Klimaatakkoord van Parijs ondertekend; een afspraak tussen 195 landen wereldwijd, inclusief Nederland, met als doel de opwarming van de aarde significant te beperken. Een van de specifieke doelen voor de Europese Unie is de reductie van de CO2-uitstoot. Bijzonder aan dit akkoord is de focus op werkgebonden mobiliteit, waarbij gestreefd wordt naar een vermindering van 1,5 megaton CO2-uitstoot tegen 2030.

De invoering van de CO2-registratieplicht is een direct gevolg van deze internationale afspraken. Het biedt een gestructureerde manier voor bedrijven om hun uitstoot van CO2 nauwkeurig bij te houden en te rapporteren. Dit is cruciaal, want alleen met heldere data kunnen we daadwerkelijk stappen maken naar een duurzamer mobiliteitsbeleid.

De plicht tot registratie van CO2-uitstoot helpt niet alleen bij het behalen van milieudoelstellingen, maar geeft bedrijven ook inzicht in hun eigen praktijken. Dit inzicht is onmisbaar om effectieve strategieën te ontwikkelen die zowel de milieu-impact als de operationele kosten kunnen reduceren.

Voor wie geldt de verplichte CO2-registratie?

De verplichte CO2-registratie richt zich op middelgrote tot grote organisaties binnen Nederland. Bedrijven met meer dan 100 werknemers moeten verplicht rapporten over het verkeer van hun werknemers, en dan specifiek het verkeer met betrekking tot werkgebonden personenmobiliteit. Dit omvat zowel de dagelijkse reizen van werknemers van en naar hun werk als de zakelijke ritten naar klanten of andere zakelijke verplaatsingen.

Welke gegevens moeten er gerapporteerd worden?

Als werkgever bent u verantwoordelijk voor het bijhouden van het aantal kilometers, het type vervoermiddel, en de gebruikte brandstofsoort voor alle werkgerelateerde reizen van uw werknemers. Dit omvat zowel het dagelijkse woon-werkverkeer als zakelijke ritten naar bijvoorbeeld klanten. Samen noemen we dit werkgebonden mobiliteit.

Deze registratie omvat alle vormen van zakelijk vervoer, waaronder vervoer met auto’s, openbaar vervoer, fietsen en taxi’s. Het is essentieel om een gedetailleerd en nauwkeurig overzicht te behouden van deze gegevens om aan de wettelijke vereisten te voldoen en een betrouwbare basis te hebben voor verdere CO2-reductie-initiatieven.

Hoewel zakelijke vliegreizen buiten de scope van deze verplichting vallen, legt de plicht een significante nadruk op het gedetailleerd bijhouden van alle andere vormen van werkgebonden mobiliteit, opgesplitst per type vervoermiddel en type brandstof.

Van wie moeten de kilometers gerapporteerd worden?

De gegevens betreffende werkgebonden mobiliteit moeten worden gerapporteerd voor alle werknemers die minimaal twintig uur per maand werken. Dit omvat een breed scala aan medewerkers, inclusief seizoenskrachten die gegarandeerd twintig uur per maand werken.

Echter, gedetacheerden, uitzendkrachten, en werknemers met nuluren- of deeltijdcontracten voor minder dan twintig uur per maand, evenals vrijwilligers, vallen niet onder de registratieplicht.

Wanneer moeten de gegevens over werkgebonden mobiliteit gerapporteerd worden?

Vanaf 1 juli 2024 zijn organisaties met meer dan 100 werknemers verplicht om hun CO2-uitstoot gerelateerd aan werkgebonden mobiliteit te rapporteren. De eerste CO2-registratie, over het jaar 2024, moet uiterlijk op 30 juni 2025 worden ingediend.

Hoewel de registratieplicht officieel start op 1 juli 2024, mogen bedrijven ook kiezen om de gegevens van het gehele jaar 2024 te rapporteren als zij dit al bijhouden. Oorspronkelijk zou de registratieplicht ingaan op 1 januari 2024, maar uiteindelijk is de verplichte CO2-registratie uitgesteld naar 1 juli 2024.

Hoe moet ik deze gegevens rapporteren?

De Rijksdienst voor Ondernemend Nederland (RVO) heeft een digitaal platform ontwikkeld waarop alle gegevens over werkgebonden mobiliteit gerapporteerd moeten worden. Het is verplicht voor bedrijven om jaarlijks, over het voorgaande jaar, deze gegevens aan te leveren via dit platform.

Dit digitale systeem zorgt voor een gestroomlijnde en efficiënte manier om aan de registratieplicht te voldoen, waardoor het gemakkelijker wordt voor bedrijven om zich aan de regels te houden en hun bijdrage aan een duurzamere toekomst te documenteren.

Wat kan de CO2-registratieplicht u als werkgever opleveren?

Naast het voldoen aan wettelijke verplichtingen, biedt de CO2-registratieplicht werkgevers waardevolle inzichten en voordelen. Een gedegen registratie van de CO2-uitstoot geeft een helder beeld van waar en hoe mobiliteitskosten gemaakt worden binnen uw organisatie. Vaak blijkt mobiliteit de derde grootste kostenpost te zijn, na personeelskosten en huisvesting.

Door inzicht in deze kosten, kunt u significante besparingen realiseren. Denk bijvoorbeeld aan het optimaliseren van het reisgedrag of het invoeren van een mobiliteitsbudget dat aantrekkelijker kan zijn voor werknemers dan een standaard kilometervergoeding. Dit kan niet alleen leiden tot kostenbesparing maar verbetert ook het imago van uw bedrijf als een duurzame onderneming.

Bovendien draagt het stimuleren van alternatieve vervoermiddelen, zoals de fiets, bij aan de vitaliteit van uw werknemers. Gezondere werknemers zijn vaak productiever en minder vaak ziek, wat indirect bijdraagt aan een betere bedrijfsvoering.

Eenvoudig voldoen aan de verplichte CO2-registratie met Carbonics

Met de Carbonics-App wordt het naleven van de CO2-registratieplicht niet alleen makkelijker, maar ook efficiënter en volledig geautomatiseerd. Deze app, ontwikkeld door Swissoft, garandeert een anonieme en sluitende registratie van alle werkgebonden verplaatsingen van uw werknemers.

Elke maand ontvangt u automatisch een overzicht van de afgelegde afstanden, netjes georganiseerd in een gebruiksvriendelijk dashboard. Dit maakt het beheer van de gegevens overzichtelijk en eenvoudig.

Bovendien zorgt onze geavanceerde technologie ervoor dat geen enkele locatie wordt opgeslagen, alleen de afgelegde afstand wordt gemeten en na het afronden van de rit verwijderd. Zo voldoet u volledig aan de GDPR en de specifieke AVG voorwaarden die uw bedrijf stelt.

De aanmelding bij Carbonics is eenvoudig. U registreert uw bedrijf met het KvK-nummer en geeft het aantal medewerkers op voor wie u wilt rapporteren.

Na betaling ontvangt u een link waarmee u een bestand met mobiele telefoonnummers kunt uploaden, zonder dat u persoonsgegevens hoeft te delen. De medewerkers downloaden vervolgens de app via de link die zij ontvangen via WhatsApp, en na goedkeuring begint de registratie van hun verplaatsingen.

Het gehele proces is ontworpen om minimale inspanning van u te vragen en maximale compliance te garanderen. Uw jaarlijkse CO2-rapportage voor de periode van 1 juli tot 31 december wordt in januari automatisch voor u samengesteld en verzonden, waarmee u moeiteloos aan uw CO2-registratieplicht voldoet.