Gegevens verzamelen voor WPM: zakelijke declaraties

In de wirwar van wettelijke verplichtingen en administratieve noodzaak, staat één ding als een paal boven water: het nauwkeurig verzamelen van gegevens voor werkgebonden personenmobiliteit (WPM) is essentieel. Met de deadline van 1 juli 2024 in het vizier, is het tijd om uw systemen te scherpen en ervoor te zorgen dat elke zakelijke kilometer correct wordt geregistreerd en gerapporteerd.

Dit artikel biedt u een praktische handleiding om te zorgen dat uw declaratiesysteem naadloos aansluit bij de rapportageverplichtingen. We doorlopen samen welke gegevens essentieel zijn, hoe u kunt controleren of uw systeem al aan de normen voldoet, en wat de noodzakelijke stappen zijn om volledige compliance te garanderen.

Welke gegevens moet u verzamelen?

Voordat u begint met het verzamelen van gegevens voor werkgebonden personenmobiliteit (WPM), is het cruciaal om te begrijpen welke informatie noodzakelijk is. In het kader van zakelijke declaraties draait het allemaal om nauwkeurigheid en detail. Laten we eens kijken naar de soorten gegevens die u moet verzamelen om aan uw rapportageverplichtingen te voldoen.

Beginnend met het vervoermiddel, is het van belang dat u onderscheid maakt tussen verschillende types zoals auto’s, motoren, bromfietsen en zelfs het openbaar vervoer. Voor elk type vervoermiddel zijn specifieke gegevens vereist, zoals jaarkilometers voor voertuigen en het totaalbedrag in euro’s voor het openbaar vervoer.

De gegevensverzameling beperkt zich echter niet alleen tot het type vervoermiddel, maar vereist ook informatie over het brandstoftype. Of het nu gaat om benzine, diesel, elektriciteit of hybride voertuigen, elk heeft een verschillende impact op het milieu. Door deze gegevens nauwkeurig te verzamelen, kunt u een gedetailleerd overzicht bieden van de CO2-voetafdruk van uw bedrijf.

Het is essentieel om te zorgen voor een nauwkeurige en volledige dataverzameling, want met incomplete gegevens loopt u het risico niet te voldoen aan de rapportageverplichtingen. Om te garanderen dat uw verzamelde gegevens sluitend zijn, kan het implementeren van een gestructureerd en betrouwbaar systeem zoals Carbonics een uitkomst bieden.

Sluit uw declaratiesysteem al aan bij de rapportageverplichting?

Na het vaststellen welke gegevens vereist zijn, is de volgende vraag of uw huidige declaratiesysteem al aansluit om aan de rapportageverplichtingen te voldoen. Dit is een cruciale stap, want een systeem dat niet goed aansluit, kan leiden tot onvolledige of incorrecte data, wat weer impact heeft op uw compliance met de regelgeving.

Uw declaratiesysteem moet in staat zijn om gedetailleerd en specifiek gegevens te verzamelen en op te slaan. Dit betekent dat het systeem niet alleen de afgelegde kilometers moet registreren, maar ook de type vervoermiddel en het brandstoftype moet kunnen onderscheiden.

Een goed begin is het evalueren van uw huidige systeem. Vraag uzelf af: Kan het systeem de vereiste gegevens nauwkeurig vastleggen? Zijn er aanpassingen nodig om aan de nieuwe eisen te voldoen? Het antwoord op deze vragen kan variëren. Sommige bedrijven moeten misschien hun systemen upgraden of zelfs vervangen, terwijl anderen wellicht slechts kleine aanpassingen nodig hebben.

Bij twijfel is het raadzaam contact op te nemen met uw systeemleverancier. Zij kunnen u specifieke inzichten geven over hoe uw huidige systeem aangepast kan worden om te voldoen aan de rapportageverplichtingen. Veel leveranciers zijn reeds bekend met deze vereisten en hebben mogelijk al updates of modules ontwikkeld die u eenvoudig kunt integreren.

Voor bedrijven die nog geen geschikt systeem hebben, biedt Carbonics een oplossing die speciaal is ontworpen om te voldoen aan de eisen van WPM-rapportage. Onze app verzamelt automatisch alle noodzakelijke gegevens, geanonimiseerd en volgens de richtlijnen van de GDPR, wat zorgt voor een zorgeloze compliance.

Wat moet u doen?

Om te verzekeren dat uw bedrijf voldoet aan de WPM-rapportageverplichtingen, zijn er enkele essentiële stappen die u moet ondernemen. Deze stappen zorgen ervoor dat uw gegevensverzameling en -rapportage zowel efficiënt als compliant zijn. Eerst meer weten? Lees dan:

• Rapportage over verkeer bij meer dan 100 werknemers
• Zakelijke mobiliteit lease eigen wagenpark
• Gegevensverzameling werkgebonden personenmobiliteit

Allereerst, herzie uw huidige declaratieprocedures. Zorg ervoor dat uw formulieren en systemen de juiste informatie verzamelen, zoals het type vervoermiddel en het brandstoftype. Dit lijkt misschien een klein detail, maar het heeft grote gevolgen voor de nauwkeurigheid van uw rapportages. Een kleine aanpassing aan uw formulieren kan al een groot verschil maken.

Daarnaast is het van cruciaal belang dat iedereen die betrokken is bij het proces, van de werknemers die de kilometers registreren tot de administratieve medewerkers die de declaraties verwerken, begrijpt wat er van hen verwacht wordt. Een trainingssessie kan helpen om de nieuwe procedures duidelijk te maken en te verzekeren dat de gegevens correct en consequent worden verzameld.

Ook technische aanpassingen aan uw systemen kunnen nodig zijn. Afhankelijk van de complexiteit van uw huidige systeem, kunt u overwegen om technische ondersteuning in te schakelen om zeker te zijn dat alle functies correct werken en dat de gegevens veilig worden opgeslagen en verwerkt. Dit kan inhouden dat u uw software moet updaten of zelfs overstappen op een meer geavanceerd systeem zoals Carbonics.

Gegarandeerd sluitende registratie met Carbonics

Het beheren van werkgebonden personenmobiliteit (WPM) kan een uitdaging zijn, maar met de juiste tools en systemen wordt het een stuk eenvoudiger. Carbonics biedt een oplossing die niet alleen voldoet aan de wettelijke vereisten, maar ook zorgt voor een naadloze en efficiënte gegevensverzameling en -rapportage.

De Carbonics-app voor co2 registratie van medewerkers van Swissoft is ontworpen met de gebruiker in gedachten. Het proces begint met het aanmelden van uw vennootschap via het KvK-nummer. Vervolgens geeft u aan voor hoeveel medewerkers u wilt rapporteren. Na aanmelding ontvangt u een link om een Excel-bestand te uploaden met de mobiele telefoonnummers van uw medewerkers, volledig anoniem.

Deze telefoonnummers ontvangen een WhatsApp-bericht met een downloadlink voor de Carbonics-app. De app registreert bewegingen van de mobiele telefoon met een grotere afstand dan 50 meter. Dit betekent dat elke reis, zowel zakelijk als woon-werkverkeer, nauwkeurig wordt vastgelegd. Medewerkers kunnen in de app zien welke afstanden ze hebben afgelegd en eventuele vragen beantwoorden om de gegevens te verifiëren.

Indien een medewerker niet alle afstanden heeft voorzien van antwoorden, ontvangt deze een melding om de ontbrekende informatie aan te vullen. Na twee werkdagen wordt u als werkgever geïnformeerd over de medewerkers die nog niet hebben gerapporteerd, zodat u tijdig actie kunt ondernemen.

Carbonics zorgt niet alleen voor een nauwkeurige en sluitende registratie, maar biedt ook gemoedsrust. De app voldoet aan alle AVG-vereisten, wat betekent dat uw gegevens veilig en anoniem worden verwerkt. Na twaalf maanden worden alle vastgelegde gegevens verwijderd, wat de privacy van uw medewerkers waarborgt.

Met Carbonics bent u verzekerd van een betrouwbare en efficiënte manier om aan de WPM-rapportageverplichtingen te voldoen. Het systeem neemt u veel werk uit handen en minimaliseert de kans op fouten. Dit betekent niet alleen compliance met de wetgeving, maar ook een stap vooruit in uw duurzaamheidsbeleid.